La custodia documental puede evitarle a su empresa muchos problemas como estos:

Imagínese llegar a su oficina y encontrarse la ventana abierta y todo en la oficina hecho un desastre,

TODO está empapado y se volaron todos los documentos…

Todo se echó a perder…

Justamente el día que había llovido sin parar toda la madrugada con fuertes vientos,

alguien olvidó cerrar la ventana y toda la documentación importante sin respaldo se había arruinado…

 

 

Esto le puede traer consecuencias graves, ya que al perder información valiosa no solo perjudica los procesos internos de su empresa y el servicio a sus clientes, sino que en caso que Hacienda haga una inspección podrá verse en problemas al no tener la documentación solicitada.

Este problema se pudo haber evitado si los documentos físicos hubieran estado bajo custodia documental.

 

 

¿Qué es la Custodia Documental?

 

La custodia de documentos es un paso más en la gestión documental e implica la existencia de una empresa experta que se responsabiliza de archivar, con garantías técnicas y legales, los documentos físicos de otras organizaciones.

 

¿Cuáles son los Beneficios para la Empresa que Custodia su Documentación?

 

  • Garantía de Seguridad y Confidencialidad de la Información
  • Localización rápida de la Información
  • Mejor control y Organización
  • Agiliza los Procesos Internos
  • Mejora el Servicio al Cliente
  • Incremento del Espacio Físico
  • Mayor Orden y Aseo
  • Garantía de la Perdurabilidad de la Información (plagas, humedad, extravíos, etc,)

 

¿Por qué Custodiar sus Documentos con ADD?

 

Somos una empresa líder en el mercado con más de 12 años de trayectoria en el campo de la Gestión Documental y orgullosamente contamos con la bodega de custodia más moderna y segura de la región.

 

Bodega de ADD para Custodia Documental

 

Nuestra Bodega de más de 3000 m2, está conformada por una estructura de acero única diseñada especialmente para funcionar como un edifico antisísmico.

Cuenta con un fácil acceso a sus 4 niveles mediante gradas y ascensor.

Cada nivel se compone de amplios pasillos, estanterías iluminadas, y un sistema de control de incendios.

Esto permite que sean nuestros mismos archivistas quienes tengan acceso cuidando a las cajas multiarchivo en custodia, reduciendo sensiblemente los daños propios de la movilización de cajas en montacargas.

Este sistema único permite el óptimo manejo y la mejor conservación de sus cajas multiarchivo.

 

Otras características de nuestra bodega para custodia de documentos

 

 

Somos la primera empresa latinoamericana en usar la tecnología de Radio Frecuencia para la trazabilidad de la documentación.

El RFID permite llevar un control absoluto de su empresa.

Para más información sobre como funciona el RFID visite este link

 

 

 

Además contamos con un efectivo servicio de traslado de documentos, con una capacidad de hasta 70 cajas por viaje.

 

En caso que un cliente requiera un documento que se encuentre en custodia, se le hará llegar en un lapso entre 3 horas a 48 horas máximo, según la urgencia.

 

como organizar documentos importantes

 

El mantener toda la documentación física en su oficina está poniendo en riesgo la información en caso que suceda una eventualidad (robo, extravío, plagas, desastres naturales, etc.)

 

También puede atrasar y entorpecer los procesos internos de su empresa, así como afectar en gran medida el servicio al cliente al no brindar una respuesta inmediata, esto en caso de no localizar rápidamente la información.

 

Y por último el tener una oficina más espaciosa, despejada de papelería, con un aspecto ordenado, atractivo y limpio fomentará un mejor ambiente en su empresa, propiciando un estilo de vida productivo, ya que esto les ahorrará tiempo, estrés y dinero.

 

Artículo: Oficina Organizada = Mente Organizada

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Para cualquier consulta por favor llenar el siguiente formulario:

 

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