Una de las mayores pérdidas que una empresa puede experimentar es el daño de su documentación física. Recuperar estos activos después de un desastre natural a menudo requiere ayuda inmediata de algún servicio de recuperación de documentos profesional para no experimentar más retrasos de los necesarios a fin de reanudar las operaciones normales del negocio.

Al tomar un enfoque proactivo con las estrategias de mitigación o alivio, puede prevenir la pérdida de registros de negocios importantes y evitar la necesidad de recuperación de documentos de desastres naturales.

Sugerencias para proteger archivos importantes

Asesórese en cuanto a los desastres naturales y sus riesgos: Utilizando un plan de negocios de preparación para desastres, evalúe cómo los desastres naturales identificados como riesgosos podrían afectar los documentos en su oficina. Por ejemplo, una inundación podría dañar los documentos almacenados en escritorios y estantes. Un terremoto podría causar que los archivos almacenados en cajas se caigan.

Cuando usted está al tanto de lo que los riesgos que los desastres naturales representan para sus documentos claves de negocios y otros activos, puede crear un plan más amplio para protegerlos.

1. Identifique los registros, expedientes y documentos más importantes: Considere las consecuencias de perder sus documentos más valiosos y trácese un plan para mantener éstos y otros documentos importantes seguros.

2. Almacenamiento fuera del lugar: Almacene documentos importantes en un lugar seguro fuera del sitio como bóveda o caja fuerte de un banco o una empresa de custodia documental. Los documentos importantes pueden incluir documentos legales, escrituras, títulos, archivos históricos, pólizas de seguro y aquellos que establecen su identidad y la legitimidad de su negocio. Si usted necesita acceder a estos archivos en la oficina, mantenga una copia en el sitio.

3. Haga copias digitales: Escaneé sus documentos vitales de negocios y almacene los archivos electrónicos en un disco duro externo, pendrive o en una nube segura en línea. Si almacena los archivos en un disco duro externo o pendrive, manténgalo en un lugar seguro fuera del sitio.

4. Realice respaldos constantes de sus documentos: Respalde los archivos electrónicos relacionados con su negocio a un disco externo o en línea a intervalos que considere importante: diario, semanal trimestral, o anualmente. Los documentos importantes o los ficheros varían en cada negocio individual, pero los archivos comunes a proteger serían los relativos a inventario, listas de clientes de contacto, los registros de nómina, información de impuestos y declaraciones de facturación.

5. Proteja los documentos que están en el sitio: Invierta en armarios y archivos para oficina que sean resistentes al fuego, al agua y a los impactos. Como parte de su plan de emergencias, implemente una política en la que los empleados deban almacenar sus archivos en los armarios en vez de en sus escritorios o en los estantes.

6. Que todo mantenga su compatibilidad: Asegúrese de que el lugar y la manera en la cual su empresa guarda y recupera sus documentos físicos y electrónicos cumpla con las leyes de privacidad aplicables y con las regulaciones de la industria.

7. Prepare la propiedad: Reduzca la necesidad de recuperar los documentos ante desastres naturales preparando el sitio físico.

Maneras de hacer esto:

  • Reforzando la estructura de la edificación contra los elementos.
  • Programe inspecciones regulares de construcción regular para buscar temas que podrían llegar a ser problemáticos en el futuro, como problemas de tuberías o cableado viejo.
  • Instale equipos de protección como persianas de huracán para puertas y ventanas.
  • Anclando a la pared o al suelo los estantes y otros equipos grandes.
  • Almacene sus documentos sobre el nivel de inundación. Si el edificio tiene múltiples pisos, almacénelos en el segundo piso o superior.

Si usted desea proteger los documentos de su negocio, podemos proporcionarle más información sobre nuestros servicios para organizar, optimizar y proteger la información de su empresa de cualquier accidente o desastre natural.

Contáctenos y con gusto le atenderemos

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