La digitalización de documentos sigue creciendo entre las empresas, ya que el concepto de una oficina sin papeles logra aumentar la productividad y facilita el manejo de la información de una empresa.

La digitalización es el proceso por medio del cual se convierte el documento físico en imágenes digitales.

De esta manera, se pueden almacenar, administrar y consultar ilimitada cantidad de documentos de una  forma sencilla, eficiente, segura y rentable para cualquier empresa.

 

Digitalización de Documentos en Costa Rica

Uno de las mayores beneficios de la digitalización de documentos es el control y seguridad de la información, ya que puede ser almacenada en discos internos de cualquier computadora, en sistemas de almacenamiento masivo con respaldos en discos CD-R, DVD o en memorias USB, así como en nube.

Esta característica garantiza que la información se mantiene en las mejores condiciones, sin afectar la calidad del documento físico debido a la ausencia de manipulación, permitiendo además un control y velocidad de acceso.

 

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La digitalización de documentos no sólo está dirigida a las empresas, se puede utilizar para facilitar el acceso a los archivos en instituciones educativas, bancos, compañías de seguros, empresas de bienes raíces, bibliotecas, hoteles, instituciones gubernamentales, farmacéuticas, etc.

Al digitalizar los documentos físicos se reduce el tiempo de búsqueda y consulta, y se disminuye el riesgo de extravío o deterioro.

Actualmente muchas empresas utilizan la digitalización de documentos para acelerar el proceso operativo y administrativo.

Las empresas que más aprovechan este sistema lo usan para fortalecer sus áreas administrativas, de recursos humanos, finanzas, facturación, contabilidad, desarrollo de sistemas informáticos, departamentos jurídicos, etc.

 

Ventajas de la digitalización de documentos:

 

  • Espacio: Mayor almacenamiento de archivos en un espacio mucho menor. Sin archiveros, no hay papeles tirados ni se pierden los documentos.
  • Economía: El costo de una imagen fotocopiada es similar al de una imagen digitalizada, pero la fotocopia no puede integrarse a ningún sistema digital, puede dañarse con mayor facilidad y su consulta es más lenta.
  • Visibilidad: Un documento impreso solo puede ser visto por una persona a la vez, en cambio una imagen digital puede consultarse y compartirse por una gran cantidad de personas simultáneamente.
  • Acceso: Buscar documentos antiguos se hace más sencillo con la digitalización de documentos y se puede buscar documentos simultáneamente sin perder tiempo en el proceso.
  • Productividad: Los procesos se agilizan al facilitar el acceso a los archivos de la organización.
  • Ahorro: Se reducen los gastos en suministros como papel, copias, impresiones, tóner y mobiliario para archivar documentos.
  • Durabilidad: Las imágenes digitales no se dañan ni pierden nitidez como las imágenes impresas.
  • Seguridad: Los archivos pueden guardarse con un nivel de seguridad mayor, cada usuario puede tener su contraseña y se limita el acceso a los archivos para tener un mejor control de los datos.

 

Si desea saber más información sobre las digitalización de documentos y sus beneficios, puede contactarnos y con gusto le atenderemos.

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