Inventarse un sistema de organización para todo los papeles de su vida toma consideración y planificación. Y hacer uso de él requiere tiempo y esfuerzo. A corto plazo, dejar que los papeles se acumulen es mucho más fácil. Pero a la larga, hacerlo se puede convertir en un dolor de cabeza.

Tomarse el tiempo y esfuerzo para desarrollar una manera sistemática de organizar sus papeles va a disminuir el estrés y las molestias en su vida. Pruebe las siguientes estrategias mientras crea su sistema de archivo.

1. Comience simple: Invente un sistema de archivo que sea relativamente fácil de usar. Usted no quiere que su sistema de archivo sea más estresante que el estrés que supone debe aliviar.

2. Sea colorido: Usar archivos de diferentes colores, o pestañas y etiquetas de diferentes colores pueden convertir su sistema de archivo no sólo en una obra de arte, sino que hace más sencillo encontrar diferentes temas e intereses.

3. No escatime cuando compre un archivador: Invierta en un archivador de buena calidad. Los archivadores de baja calidad tienden a romperse a la hora de la verdad. Cuando sus archivos son más grandes y más pesados, su peso puede deteriorar un archivador barato y hacer que sea difícil abrir las gavetas con suavidad, o abrir del todo. Intente buscar un archivador que no haga ver su habitación desagradable y desordenada. Muchos de los archivadores de oficina son grandes y, francamente, poco atractivos.

4. Mantenga los documentos importantes donde usted sabe que están seguros: Mantenga sus documentos en un lugar seguro, pero asegúrese de que pueda conseguirlos fácilmente si los necesita.

Tenga en cuenta lo siguiente:

  • Información de Automóviles
  • Números de Cuentas Bancarias
  • Certificaciones de Nacimiento
  • Números de Tarjetas de Crédito
  • Títulos de Propiedad
  • Recibos Importantes
  • Instrucciones
  • Políticas de Seguro
  • Acuerdos de Préstamo
  • Certificados de Matrimonio
  • Historiales Médicos
  • Acuerdos de Hipoteca
  • Pasaportes
  • Números PIN
  • Transcripciones Escolares
  • Contratos de Servicios
  • Declaraciones de Impuestos (Últimos 5 años)
  • Garantías
  • Testamentos

Algunas de estas categorías justifican su propio archivo separado. Algunas, como sus números importantes, pueden combinarse. Para los documentos más importantes, querrá mantener los originales en una caja fuerte o en una bóveda de seguridad, y guardar las copias disponibles en sus archivos.

5. Evite Crear Categorías Específicas: El error más común que cometen las personas cuando crean un sistema de archivo es inventarse categorías que son muy específicas. Por ejemplo, un archivo titulado “Artículos de viaje acerca del pueblo de Toledo” no cuadra bien en sus sistema a menos que definitivamente tenga planificado viajar allá o este escribiendo su tesis de maestría sobre ese tema. Si continua de esta manera, estará invadido de carpetas en un santiamén, y tendrá un mal rato tratando de encontrar cualquier cosa — si alguna vez lo desea. Comience con pocas categorías más amplias.

6. Nunca ponga todos sus papeles un una sola cesta: Una efectiva estrategia sugiere que tenga cuatro cestas para sus papeles (además de la extremadamente importante cesta de papelera):

  • Una cesta de Por Hacer: Las que son de alambre y dejan ver a través funcionan mejor.
  • Una cesta de Por Pagar: De nuevo, una cesta de alambre funciona mejor.
  • Una cesta de Por Archivar: Use una cesta más grande.
  • Una cesta de Por Leer: Pruebe una cesta aún más grande con asas.

Se recomienda que coloque su cesta de Por Hacer encima de su cesta de Por Pagar en su escritorio. Mantenga la cesta de Por Archivar debajo de su escritorio, fuera del paso de los papeles que necesite más inmediatamente. Puede poner la bandeja de Por Leer en un lugar diferente de su casa — como es su cuarto o estudio — de manera que pueda ponerse al día con la lectura con cualquier oportunidad que se presente.

7. Haga de archivar un hábito: Encuentre ese tiempo durante la semana para vaciar su cesta de Por Archivar y archive esos papeles necesarios. Esto no debería llevarse mucho tiempo — 15 o 20 minutos deberían ser suficientes.

8. Ajuste Luego: En una fecha posterior, revise lo que hay en sus archivos. Usualmente, usted encontrará un archivo que esta sin usar o abultado. Si descubre que tiene sólo una o dos cosas en una carpeta de archivo, encuentre o cree un archivo que sea más amplio en criterio. Alternativamente, si encuentra una carpeta que esta rebosante de contribuciones, debe crear subcategorías, bien sea por fecha o por tema.

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