Seguramente deberás renunciar a algo cuando se haga el cambio, ¿verdad? Tal vez, pero probablemente no. Aquí hay cinco razones por las que debe migrar a una oficina sin papeles:

1. Sus costos se reducen

El papel cuesta dinero. Cuesta dinero producirlo, transportarlo, almacenarlo, imprimirlo, enviarlo, e incluso cuesta dinero tirarlo a la basura. Cuando usted trabaja sin papeles, elimina todos esos costos. Sí, cuesta dinero almacenar documentos de forma digital, pero estos costos son a menudo mucho más bajos que el costo actual de la compra de papel, tinta o toner, la eliminación de basura, y el espacio extra que necesita para almacenar resmas.

Como ejemplo práctico , MajesticInvites.com es una empresa de 8 personas que diseña invitaciones en línea . El presidente de la compañía, Alina Uzilov , afirma que se ahorra US $ 100.000 por año en la impresión, correo, papel y espacio de almacenamiento.

2. Documento de Seguridad se ha mejorado

Con documentos digitales, se puede aumentar la seguridad del documento con contraseñas seguras. Con un gabinete de archivos, usted tiene una simple llave para protegerlos.

Supongamos que usted trabaja en una industria donde los datos sensibles del cliente es la norma. Usted confía en sus empleados, pero no se puede correr el riesgo de que la información se filtre por accidente o espionaje. En los archivos digitales, la encriptación de archivos y el uso de contraseñas puede asegurar que la información de sus clientes está segura.

Incluso si los datos son robados, el nivel de encriptación disponible hoy en día, es lo suficientemente fuerte como para evitar que la mayoría de las personas pueda acceder a los datos.

3. Sus archivos están ahora disponibles en todas partes

Es cada vez más frecuente que las empresas se desplazan o tengan viajes de negocios. Si usted es del tipo de compañía que va a las ferias comerciales, o hace negocios en hoteles, probablemente ha deseado tener ciertos documentos de su oficina en muchas ocasiones.

Con un servicio de gestión de documentos digitales, o un disco duro conectado a su red de negocios, usted puede llevar sus documentos a cualquier lugar . Las unidades de red son bastante fáciles de conectar, y funcionan igual que los servicios de almacenamiento en la nube.

De hecho, puede utilizar almacenamiento en la nube para tener sus documentos en todos los dispositivos móviles – servicios como Google Docs, iCloud , Amazon, por ejemplo, brindan todas las soluciones de almacenamiento que convierten al mundo entero en su oficina de negocios .

4. Menos residuos

No hace falta decir que menos papel significa menos residuos, pero es posible que no se dé cuenta de cuánto menos residuos produce con la documentación digital. Digamos que usted recibe regularmente las comunicaciones por fax. Puede interceptar estos faxes a medida que entran en su sistema telefónico y convertirlos en documentos digitales. A continuación, estos documentos pueden ser alterados, guardados, enviados por correo electrónico, imprimir o almacena.

5. Más Espacio

Cuando usted no tiene grandes archivadores ocupando espacio en su oficina, usted tendrá más espacio para cosas como sillas de oficina, escritorio, y empleados productivos. Si usted es una pequeña empresa, podría significar una oficina más pequeña y no aprovecharía el alquiler de su oficina.

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