Tradicionalmente los negocios y los papeles van de la mano, pero actualmente van en aumento las empresas que escogen una oficina sin papeles.

Es bueno para el medio ambiente, reduce los costos, reduce el desorden alrededor de tu oficina y aumenta la productividad de la oficina, ya que podemos encontrar cualquier documento en segundos.

Sin embargo, una oficina sin papeles es más fácil decirlo que hacerlo. Aun cuando la tecnología nos brinda muchas alternativas, muchas empresas no pueden optar a trabajar sin papeles.

La transición a una oficina sin papeles no tiene que hacerse de forma inmediata, ya que tu equipo de trabajo debe adoptar nuevos hábitos de trabajo, y aceptar las ventajas de trabajar sin papeles.

Aquí te dejamos 10 pasos para que tu empresa funcione sin papeles.

1. Identifica qué estás imprimiendo.

Muchas impresoras o softwares pueden llevar control de la cantidad de papel que se imprime en tu empresa. Puedes compartir un reporte con tu equipo de trabajo para que todos estén conscientes del uso del papel. Conocer estos datos puede motivar a tus empleados a imprimir menos papel.

2. Determina un potencial ahorro.

Muchas personas asumen que el papel es un gasto relativamente barato, pero muchas veces no asocian otros gastos como las impresoras, la tinta, el tonel y el almacenaje. Revisa los gastos de la empresa para determinar el costo del papel y otros gastos relacionados. Después compara cuánto gasto representaría trabajar digitalmente sin papel.

 

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3. Súbete a la nube.

Las aplicaciones de alojamiento de archivos en línea permiten guardar, compartir y trabajar con documentos directamente en la nube. Fácilmente se puede acceder a archivos desde cualquier computadora o dispositivo móvil, y si se modifican, estos se actualizan automáticamente.

4. Capacita a tu empresa para usar la nube.

Tus empleados no van a aprovechar una nueva herramienta si no saben cómo usarla. Capacítalos en aplicaciones de alojamiento de archivos en línea, y muéstrales sus ventajas sobre el papel tradicional.

5. Proporciona incentivos a tus empleados.

Considera ofrecer incentivos a tu equipo de trabajo si emplean una reducción de papel en la empresa. Esto motivará a trabajar con un objetivo en común, y podrán celebrar al alcanzar este logro.

6. Escanea y almacena documentos en papel importantes. 

Mantén los papeles fuera de tu vista y de tu cabeza. Cualquier documento importante “flotando” alrededor de tu oficina debe estar escaneado y guardado en la nube.

7. Firma documentos digitalmente.

La necesidad de firmas es la razón más grande por la cual el uso del papel continua. Afortunadamente, los documentos firmados digitalmente están siendo aceptados cada día más.

8. Utiliza el banco en línea.

Es importante reducir la cantidad de papel que recibimos. Una forma es usando nuestros bancos en línea. Podemos recibir estados de cuenta, pagos en línea y mantener el control y orden mediante notificaciones de email.

 9. Rediseña tu oficina.

Eliminar todo el papel debe librar mucho espacio de tu oficina. Aprovecha el espacio que deja los archiveros de papel, y puedes ganarte una nueva sala de reuniones.

 

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10. Olvida la viejas tecnologías.

Las máquinas de fax requieren mucho papel y prácticamente no se usan. Revisa tu oficina si hay otro tipo de tecnología que pueda ser reemplazada por un moderno sustituto.

El poder de trabajar sin papeles.

Gracias a las nuevas tecnologías como la nube, se ha vuelto sumamente sencillo una oficina sin papeles. Y estas ventajas debemos aprovecharlas!

Trabajar digitalmente no solo nos ahorra dinero y protege el medio ambiente, además te da la posibilidad de acceder a importantes documentos desde cualquier lugar que estés con una laptop o teléfono con internet.

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